Diseño técnico y funcional

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   Kick-off con dirección y stakeholders

   2-3 h

   Sesión inicial con dirección, negocio y responsables técnicos para alinear objetivos estratégicos, restricciones presupuestarias y legales, criterios de éxito del rediseño y roles de decisión durante el proyecto.

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   Análisis de contexto y restricciones

   1-2 semanas

   Revisión del sistema actual, los procesos de negocio que soporta, las integraciones críticas y las restricciones reales (contratos con proveedores, plazos, obligaciones legales). Si hay auditoría previa, se toma como base; si no, se hace un diagnóstico ligero.

3. 3

   Principios y arquitectura objetivo

   1-2 semanas

   Diseño de la arquitectura objetivo: módulos, separación de responsabilidades, patrones de integración, acceso por roles, cómo se comunica cada parte. Sin elegir aún tecnologías concretas: lo hará el proveedor justificando su propuesta.

4. 4

   Especificación funcional por módulo

   3-6 semanas

   Redacción de la especificación módulo a módulo: alcance, casos de uso, pantallas principales, criterios de aceptación. Se versiona formalmente y se revisa con el cliente en iteraciones quincenales hasta cerrar cada bloque.

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   Modelo de datos y reglas de negocio

   2-3 semanas

   Modelo de entidades, relaciones, estados, validaciones y matriz consolidada de reglas de negocio. Este entregable elimina la mayor parte de ambigüedad de los presupuestos de proveedores.

6. 6

   Especificación de integraciones

   1-2 semanas

   Patrones unificados de integración con sistemas existentes (CRM, ERP, pasarelas, servicios de correo, etc.) con manejo de errores, reintentos, logging y trazabilidad. Especificación técnica suficiente para cotizarlo.

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   Requisitos no funcionales

   1 semana

   Rendimiento esperado, capacidad, disponibilidad, monitorización, cumplimiento legal (RGPD operativo), seguridad y observabilidad. Las métricas no funcionales se vuelven requisito formal al proveedor.

8. 8

   Checklist de validación de ofertas

   3-5 días

   Plantilla de evaluación para comparar propuestas de proveedores sobre la misma especificación: alcance, plazos, desglose de esfuerzo, garantías, equipo, hitos y criterios de cierre. Elimina el 'depende de quién lo cotice'.

9. 9

   Entrega formal y presentación

   1-1,5 h

   Sesión de entrega con dirección. Se firma la versión final del documento de arquitectura y especificaciones. A partir de ese momento, el documento es el contrato técnico que vincula al proveedor.

10. 10

    Acompañamiento de selección (opcional)

    1-3 semanas

    Si lo necesitas, acompañamos el proceso de solicitud y comparación de ofertas, entrevistas técnicas con candidatos y negociación de condiciones. Incluido en asesoría técnica mensual si hay continuidad.

Preferimos decirlo antes: si reconoces alguna de estas situaciones, probablemente no es el momento o no es el servicio adecuado. Queda mejor ahorrar el tiempo de ambos.

• Ya tienes una agencia o proveedor elegido y te van a cotizar el proyecto a partir de un brief corto. En ese caso, un documento técnico-funcional no te cambia el presupuesto.
• El rediseño es tan acotado que cabe en un documento de 2-5 páginas. Especificar un proyecto pequeño al mismo nivel de detalle es trabajo tirado.
• No hay capacidad real de negocio (dirección, ventas, operaciones) para responder preguntas y validar entregables durante el proyecto. Sin ese contacto, la especificación se queda coja.
• Buscas que diseñemos y también ejecutemos la implementación. Este servicio es de especificación; la ejecución la hace tu equipo o un partner para evitar conflicto de interés.
• Tu modelo de negocio está en pivotaje constante y cambia cada 2-3 meses. Una especificación cerrada de 1-3 meses quedará obsoleta antes de poder cotizarla.
• No hay intención de sacarlo a varias ofertas ni de tener un contrato técnico vinculante con el proveedor. Sin ese uso, el documento no paga su coste.

¿Cuánto reduce la varianza de presupuesto entre proveedores sobre la misma especificación?

Con un documento técnico-funcional cerrado, las ofertas de proveedores serios se mueven habitualmente en un rango de -15% / +20% sobre el esfuerzo estimado, frente al habitual -50% / +200% que vemos cuando cada agencia interpreta a su manera un brief de 2 páginas. Esa diferencia suele pagar varias veces el coste de este servicio.

¿La especificación obliga a un stack tecnológico concreto?

No por defecto. El documento define arquitectura, módulos, reglas y requisitos no funcionales, pero deja al proveedor justificar el stack que propone (framework, base de datos, proveedor cloud). Si tienes restricciones (por compliance, integración con sistemas existentes o preferencias de equipo), se recogen como requisito y se cotizan dentro.

¿Qué pasa si durante la ejecución sale algo no contemplado?

Se tramita como addendum formal al documento: el cambio se especifica, se versiona, se cuantifica y se firma antes de ejecutar. Es el mismo mecanismo que usan las contrataciones públicas y el que evita los sobrecostes por 'cambios de alcance' que nadie documentó.

¿Podéis también participar en la selección del proveedor que ejecuta?

Sí. Acompañamos el proceso de solicitud de ofertas, revisión comparada, entrevistas técnicas con los finalistas y negociación de condiciones. Se hace como extensión puntual del proyecto o, más habitualmente, bajo asesoría técnica mensual para que el acompañamiento continúe durante la ejecución.

¿Qué pasa con la propiedad intelectual del documento?

El documento es tuyo en el momento de la entrega, incluyendo derechos de modificación y reuso. Puedes pasarlo al proveedor que quieras, cambiar de proveedor a mitad de ejecución sobre la misma base o reutilizarlo en futuros proyectos de la misma empresa.

¿Cuánto tarda un proveedor en cotizar a partir del entregable?

Habitualmente 2-3 semanas para una propuesta seria de proveedor de tamaño medio (frente a las 4-8 semanas que suele llevar cerrar alcance con cada uno desde cero). El checklist de validación incluido permite comparar ofertas en una sola sesión de decisión.