Auditoría, dirección técnica y supervisión de proveedores para PYMEs sin departamento técnico

Situación

El sistema funcionaba pero dirección sospechaba que era frágil. Decisiones técnicas heredadas de proveedores sin supervisión, cada vez más fricción operativa y un programa de fidelización bloqueado hasta resolver la base.

Qué encontramos

• WordPress y la aplicación Laravel/Vue compartiendo servidor, base de datos y sin separación de entornos: todo en producción
• Despliegues por FTP sin control de versiones ni posibilidad de rollback; modo debug activo en producción con credenciales en texto plano en el código

Qué cambió

Dossier de 9 documentos numerados por área (arquitectura, inventario, flujos de datos, puntos de dolor, análisis del CRM, infraestructura, gobernanza, matriz de objetivos-restricciones y propuesta arquitectural). Plan de acción con 3 fases: estabilización (0-3 meses), desacoplamiento (3-6), arquitectura modular (6-12). A partir del informe, dirección tuvo por primera vez una foto clara para renegociar con proveedores, priorizar inversiones y desbloquear el programa de fidelización sobre una base sana.

Situación

El gerente recibía presupuestos de 3 proveedores (hosting, desarrollo web, CRM) y no tenía forma de evaluar si eran razonables. Se había llevado dos sustos previos: un cobro duplicado en una migración y una propuesta de 12.000 € para "modernizar" que resultó ser copiar plantillas.

Qué encontramos

• En el primer trimestre: revisión de 4 propuestas de proveedores, 2 ajustadas a la baja (1.400 €/mes en ahorros), 1 detenida por alcance inflado (presupuesto evitado: 8.500 €)
• Revisión del hosting actual: sobredimensionado, ahorro mensual de 320 € al renegociar con el proveedor (mismo proveedor, plan ajustado)

Qué cambió

Tras 6 meses, ahorros directos identificados y aplicados en el periodo: 9.840 € en reducciones de coste y 8.500 € en proyectos evitados por alcance inflado. Menos cuantificable pero relevante: el gerente dejó de perder horas revisando presupuestos que no entendía y empezó a tomar decisiones tecnológicas con criterio técnico delegado.

Situación

Preparar el informe mensual para dirección consumía 2 días completos del responsable de operaciones: descargar datos del ERP, cruzar con Excel de horas facturables, buscar ventas en HubSpot, consolidar en PowerPoint. Para cuando el informe estaba listo, los datos ya tenían 15 días.

Qué encontramos

• 5 fuentes dispersas: HubSpot CRM, Holded (facturación), Clockify (horas), Google Analytics y un Excel de costes por proyecto
• Sin definición clara de "proyecto rentable": algunas áreas contaban el ingreso, otras el margen neto, otras el margen con costes indirectos

Qué cambió

Proyecto de 6 semanas. Data warehouse en Supabase, pipelines diarios, 4 dashboards en Metabase (ventas, rentabilidad por proyecto, utilización del equipo, tesorería). El informe mensual pasó de 2 días a 15 minutos (revisión, no generación). El responsable de operaciones recuperó 3 días laborables al mes (36 al año). Retorno no directo pero visible: dirección detectó una línea de servicio con margen real del 12 % que parecía del 28 %, y la reestructuró.